Archivage electronique des factures : normes et bonnes pratiques
L'archivage electronique : une obligation renforcee
Avec la generalisation de la facturation electronique, l'archivage des factures numeriques devient un enjeu central. Les factures electroniques doivent etre conservees dans leur format d'origine (electronique) pendant toute la duree de conservation legale, dans des conditions qui garantissent leur integrite et leur lisibilite.
L'archivage electronique ne se limite pas a stocker des fichiers sur un disque dur. Il doit repondre a des exigences precises pour que les documents archives conservent leur valeur probante.
Les durees de conservation obligatoires
- Conservation fiscale : 6 ans a compter de la derniere operation mentionnee sur le document (article L102 B du Livre des procedures fiscales)
- Conservation commerciale : 10 ans a compter de la cloture de l'exercice (article L123-22 du Code de commerce)
- Conservation en cas de controle : les factures doivent rester accessibles pendant toute la duree du droit de reprise de l'administration (3 ans en general, 6 ans en cas de fraude)
En pratique, il est recommande de conserver les factures pendant 10 ans pour couvrir l'ensemble des obligations.
Les normes d'archivage electronique
La norme NF Z42-013
C'est la norme francaise de reference pour l'archivage electronique. Elle definit les exigences en matiere de :
- Integrite : les documents archives ne doivent pas pouvoir etre modifies
- Perennite : les documents doivent rester lisibles pendant toute la duree de conservation
- Tracabilite : chaque operation sur le document (depot, consultation, migration) doit etre tracee
- Disponibilite : les documents doivent etre accessibles et restituables a tout moment
Le reglement eIDAS
Au niveau europeen, le reglement eIDAS encadre les services de confiance, dont l'archivage electronique qualifie. Un service d'archivage qualifie eIDAS offre une presomption d'integrite des documents archives.
Les solutions d'archivage
Le coffre-fort numerique
Un coffre-fort numerique est une solution d'archivage certifiee qui garantit l'integrite, la perennite et la confidentialite des documents. Les criteres d'un coffre-fort conforme :
- Certification NF Z42-020 ou NF461
- Chiffrement des donnees au repos et en transit
- Horodatage des depots
- Calcul d'empreinte numerique (hash) pour chaque document
- Journal des acces et des operations
- Hebergement en France (recommande pour la conformite RGPD)
L'archivage dans le cloud
Les solutions cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive) ne sont generalement PAS conformes aux normes d'archivage a valeur probante. Elles conviennent pour le stockage courant mais pas pour l'archivage legal des factures, sauf si elles sont completees par des mecanismes de certification.
L'archivage integre au logiciel de facturation
De plus en plus de logiciels de facturation integrent nativement un archivage conforme. C'est la solution la plus simple pour les TPE : les factures emises et recues sont automatiquement archivees dans les conditions requises.
Les bonnes pratiques d'archivage pour les TPE
- Archivez des la creation : ne laissez pas de factures non archivees sur votre bureau ou votre boite mail
- Conservez le format d'origine : n'imprimez pas une facture electronique pour l'archiver en papier
- Organisez vos archives : par annee, par type (emises/recues), par fournisseur ou client
- Verifiez la restauration : testez regulierement que vous pouvez acceder a vos archives et les lire
- Prevoyez la migration : si vous changez de logiciel, assurez-vous que vos archives sont exportables et restent accessibles
Archivage et facturation electronique
La reforme de la facturation electronique simplifie en partie la question de l'archivage :
- Les factures transmises via le PPF sont conservees par le portail pendant 10 ans
- Les PDP doivent egalement garantir la conservation des factures pendant la duree legale
- Neanmoins, il est recommande de conserver votre propre copie des factures dans votre logiciel de gestion, en complement de l'archivage par la plateforme