Devis et facture : quelles differences, quelles obligations ?

Devis et facture : deux documents, deux fonctions

La confusion entre devis et facture est frequente chez les entrepreneurs qui demarrent. Pourtant, ces deux documents ont des fonctions juridiques et comptables radicalement differentes :

• Le devis est un document pre-contractuel. Il decrit les travaux ou prestations a realiser et leur prix. Il engage le prestataire sur les conditions proposees, mais il n'a pas de valeur fiscale
• La facture est un document comptable et fiscal. Elle atteste qu'une vente a eu lieu, declenche l'obligation de paiement, et sert de justificatif pour la TVA et la comptabilite

Le devis : quand est-il obligatoire ?

Le devis n'est pas toujours obligatoire, mais il l'est dans plusieurs cas precis :

Cas ou le devis est impose par la loi

• Travaux et depannage a domicile — obligatoire des que le montant depasse 150 EUR TTC (arrete du 24 janvier 2017)
• Demenagement — obligatoire quel que soit le montant
• Services a la personne — obligatoire au-dela de 100 EUR mensuels
• Sante — devis obligatoire pour les protheses dentaires, les lunettes, les aides auditives (reste a charge superieur a 0)
• Reparation automobile — obligatoire au-dela de 150 EUR
• Funeraire — obligatoire quel que soit le montant

Cas ou le devis est recommande (meme si pas obligatoire)

Meme quand la loi ne l'impose pas, le devis protege les deux parties. Il est fortement recommande pour :

• Toute prestation de services dont le perimetre peut preter a discussion
• Les projets avec plusieurs phases ou livrables
• Les interventions chez un client professionnel (le devis sert de bon de commande)

Les mentions obligatoires du devis

Un devis doit contenir :

• La mention "Devis" ou "Proposition commerciale" de facon claire et visible
• La date du devis
• L'identite du professionnel — nom/denomination, adresse, SIREN, forme juridique
• L'identite du client — nom ou raison sociale, adresse
• La description detaillee des prestations ou produits — nature, quantite, prix unitaire
• Le prix total HT et TTC
• Le taux de TVA applicable (ou la mention de franchise de base)
• La duree de validite du devis
• La mention "Devis recu avant execution des travaux" suivie de la date et de la signature du client (pour les travaux a domicile)

La valeur juridique du devis signe

Un devis signe par le client a la valeur d'un contrat. Il engage les deux parties :

• Le professionnel s'engage a realiser les travaux decrits, dans les delais annonces, au prix convenu
• Le client s'engage a payer le prix convenu une fois les travaux realises conformement au devis

En cas de litige, le devis signe est la piece maitresse. S'il est precis et complet, il protege le professionnel contre les discussions sur le perimetre ou le prix. S'il est vague, c'est le professionnel qui sera desavantage devant un tribunal.

Modification apres signature

Une fois le devis signe, toute modification doit faire l'objet d'un avenant accepte par les deux parties. Vous ne pouvez pas unilateralement modifier le prix ou le perimetre.

De devis a facture : la transformation

Quand le devis est accepte et les travaux realises, vous emettez une facture. La transition doit respecter quelques regles :

Coherence entre devis et facture

• Les montants de la facture doivent correspondre au devis (sauf avenants signes)
• Les descriptions des prestations doivent etre coherentes
• La facture doit referencer le devis (numero et date) pour faciliter le suivi

Cas ou la facture differe du devis

Il est admis que la facture puisse differer legerement du devis dans certains cas :

• Travaux supplementaires demandes par le client (avec avenant)
• Quantites reelles differentes des quantites estimees (si le devis mentionne "estimation", ce qui est courant pour les materiaux)
• Remises accordees en cours de chantier

La facture : quand doit-elle etre emise ?

Les delais d'emission dependent du type d'operation :

• Vente de biens — la facture doit etre emise au moment de la livraison ou du transfert de propriete
• Prestation de services — a la date d'achevement de la prestation, ou a la date de chaque echeance pour les prestations continues
• Acompte — une facture d'acompte doit etre emise a la date de l'encaissement de l'acompte

La facture pro forma : un troisieme document

On entend parfois parler de "facture pro forma". Ce n'est ni un devis ni une facture :

• C'est un document d'information qui ressemble a une facture mais n'a aucune valeur comptable ou fiscale
• Elle est utilisee principalement dans le commerce international (pour les formalites douanieres, les demandes de financement, les lettres de credit)
• Elle doit porter la mention "Pro forma — document sans valeur comptable" pour eviter toute confusion

Les erreurs qui coutent cher

1. Commencer les travaux sans devis signe — en cas de litige, vous n'avez aucune preuve de l'accord du client sur le prix et le perimetre
2. Emettre une facture avant la prestation — sauf pour les acomptes, la facture ne doit etre emise qu'apres realisation (sinon risque de redressement fiscal)
3. Confondre devis et facture dans la numerotation — les devis et les factures doivent avoir des sequences de numerotation separees. Un devis n'est pas une facture et ne doit pas entrer dans la sequence des factures
4. Oublier de referencer le devis sur la facture — en cas de controle ou de litige, le lien entre les deux documents doit etre tracable
5. Modifier un devis signe sans avenant — toute modification unilaterale rend le document contestable