Piste d'audit fiable (PAF) : obligations et mise en conformite
La piste d'audit fiable : une obligation meconnue
La piste d'audit fiable (PAF) est une obligation fiscale qui impose a toute entreprise assujettie a la TVA de pouvoir reconstituer, pour chaque facture, le lien entre la facture, la livraison du bien ou la realisation du service, et le paiement correspondant. Elle est prevue par l'article 289 VII du Code general des impots.
En clair, l'administration fiscale doit pouvoir verifier, pour chaque facture, que la transaction commerciale a bien eu lieu et que les montants sont coherents entre la commande, la livraison, la facture et le paiement.
Pourquoi la PAF existe-t-elle ?
La PAF vise a garantir l'authenticite de l'origine, l'integrite du contenu et la lisibilite des factures. Trois methodes permettent de satisfaire ces exigences :
- La signature electronique qualifiee : garantit l'authenticite et l'integrite de maniere technique
- L'EDI fiscal (echange de donnees informatise) : format structure avec des controles integres
- La piste d'audit fiable : methode organisationnelle basee sur la documentation des controles internes
La PAF est la methode la plus courante car elle ne necessite pas de dispositif technique particulier. Elle repose sur l'organisation et la documentation des processus de l'entreprise.
Que doit contenir la PAF ?
La piste d'audit fiable documente les controles que votre entreprise met en place pour chaque transaction. Elle doit permettre de reconstituer chronologiquement le cycle complet :
Le flux d'achat (factures fournisseurs)
- Bon de commande emis par votre entreprise
- Bon de livraison ou attestation de service fait
- Facture recue du fournisseur
- Rapprochement bon de commande / bon de livraison / facture
- Validation et mise en paiement
- Preuve de paiement (releve bancaire)
Le flux de vente (factures emises)
- Devis ou bon de commande du client
- Bon de livraison ou attestation de realisation
- Facture emise
- Encaissement (releve bancaire)
Comment documenter sa PAF
La documentation de la PAF prend generalement la forme d'un document interne qui decrit :
- Les processus de facturation : qui cree les factures, comment, avec quel outil
- Les controles realises : qui verifie quoi, a quelle etape, comment les anomalies sont traitees
- Les responsables : qui est habilite a valider les factures et les paiements
- Les outils utilises : logiciel de facturation, logiciel de comptabilite, outil de rapprochement
- L'archivage : ou et comment les documents sont conserves, pendant combien de temps
PAF en pratique pour une TPE
Pour une TPE, la PAF peut etre simple et pragmatique :
- Utilisez un logiciel de facturation qui genere des factures numerotees et datees automatiquement
- Conservez les devis acceptes ou les bons de commande pour chaque facture
- Gardez les preuves de livraison ou de realisation (bon de livraison signe, email de validation du client)
- Rapprochez factures et paiements dans votre logiciel de gestion ou votre comptabilite
- Archivez tous les documents pendant 10 ans minimum
Redigez un document d'une a deux pages decrivant ce processus. C'est suffisant pour une TPE avec des flux simples.
Les bonnes pratiques
- Chaque facture doit etre rattachable a un devis ou un bon de commande
- Les bons de livraison doivent etre conserves avec les factures correspondantes
- Les modifications de factures (avoirs) doivent etre tracees et justifiees
- L'archivage doit garantir l'accessibilite des documents pendant toute la duree legale