RGPD et facturation : quelles donnees conserver et combien de temps

RGPD et facturation : deux obligations a concilier

D'un cote, le Code de commerce et le Code general des impots vous obligent a conserver vos factures pendant une duree minimale. De l'autre, le Reglement General sur la Protection des Donnees (RGPD) impose de ne conserver les donnees personnelles que le temps necessaire a la finalite pour laquelle elles ont ete collectees.

Comment concilier ces deux exigences ? C'est tout l'enjeu de cet article.

Quelles donnees personnelles figurent sur une facture ?

Une facture contient plusieurs categories de donnees personnelles :

Donnees d'identification : nom, prenom (pour les clients particuliers ou auto-entrepreneurs), adresse postale
Coordonnees : adresse e-mail, numero de telephone (si mentionnes)
Donnees financieres : montants factures, historique de paiement
Numero SIRET : pour les professionnels (considere comme donnee personnelle pour les auto-entrepreneurs)

Les factures B2B sont aussi concernees. Meme dans les relations entre entreprises, des que le document mentionne le nom d'une personne physique (dirigeant, contact, auto-entrepreneur), le RGPD s'applique. Ne negligez pas cette dimension.

Les durees de conservation legales

Les obligations legales de conservation constituent une base juridique valable au sens du RGPD (article 6.1.c — obligation legale) :

Duree fiscale : 6 ans

L'administration fiscale peut effectuer un controle sur les 3 derniers exercices clos (delai de reprise). Cependant, le Livre des procedures fiscales prevoit un delai de conservation des documents comptables de 6 ans a compter de la derniere operation mentionnee.

Duree commerciale : 10 ans

Le Code de commerce (article L.123-22) impose de conserver les documents comptables et les pieces justificatives pendant 10 ans a compter de la cloture de l'exercice.

Duree en pratique

La duree de conservation la plus longue s'applique. En pratique, conservez vos factures pendant 10 ans a compter de la cloture de l'exercice au cours duquel elles ont ete emises.

La base legale du traitement

Pour la facturation, plusieurs bases legales coexistent :

Execution du contrat (art. 6.1.b) : pour l'emission de la facture elle-meme
Obligation legale (art. 6.1.c) : pour la conservation pendant les durees legales
Interet legitime (art. 6.1.f) : pour le recouvrement des creances et la gestion de la relation client

Le consentement du client n'est donc pas necessaire pour la facturation et la conservation des factures.

Les obligations du responsable de traitement

Information des personnes

Vous devez informer vos clients du traitement de leurs donnees. Integrez dans vos CGV ou dans une politique de confidentialite dediee :

L'identite du responsable de traitement
Les finalites du traitement (facturation, comptabilite, obligation legale)
La base legale du traitement
La duree de conservation (10 ans)
Les droits des personnes (acces, rectification, effacement, limitation)
Les coordonnees du DPO ou du referent RGPD

Registre des traitements

Inscrivez le traitement "facturation" dans votre registre des activites de traitement (article 30 du RGPD). Meme les TPE de moins de 250 salaries doivent tenir ce registre pour les traitements non occasionnels comme la facturation.

Securite des donnees

Mettez en place des mesures de securite adaptees :

Chiffrement des donnees stockees et en transit
Controle d'acces strict (qui peut consulter les factures ?)
Sauvegardes regulieres et securisees
Journalisation des acces

Les droits des clients et comment y repondre

Droit d'acces

Tout client peut demander une copie de l'ensemble des factures le concernant. Vous devez repondre dans un delai d'un mois.

Droit de rectification

Si une facture contient une erreur dans les donnees personnelles (adresse erronee, faute dans le nom), le client peut demander la rectification. En pratique, vous emettrez un avoir et une nouvelle facture corrigee.

Droit a l'effacement

Ce droit est limite en matiere de facturation. Vous ne pouvez pas supprimer une facture tant que l'obligation legale de conservation n'est pas expiree. En revanche, une fois le delai de 10 ans ecoule, vous devez supprimer ou anonymiser les donnees.

Ne supprimez jamais une facture avant 10 ans. Meme si un client exerce son droit a l'effacement, l'obligation legale de conservation prime. Informez le client de cette limitation en citant la base legale (article L.123-22 du Code de commerce).

Bonnes pratiques pour la gestion des donnees de facturation

Archivage differencie : apres la fin de la relation commerciale, basculez les donnees en archivage intermediaire (acces restreint) plutot qu'en base active
Purge automatique : mettez en place une procedure de suppression automatique des factures ayant depasse la duree de conservation legale
Minimisation des donnees : ne collectez sur vos factures que les informations strictement necessaires
Sous-traitants : verifiez que votre logiciel de facturation est conforme au RGPD (contrat de sous-traitance, hebergement en UE)

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